Multiprojektmanagement - FreiwilligenMANAGEMENT

Niedersächsischer Basketballverband e.V. (NBV)

Projektbeginn: 01.04.2016

Projektende: 31.03.2018

Kurzbeschreibung des Projektes

Der NBV befindet sich seit 2012 in einer Umstrukturierung. Die Umstrukturierung ist ein landesweites Beteiligungsprojekt mit dem Titel "NBV2020". Dieser Verbandsentwicklungsprozess wird von Beginn an durch die Abteilung OE des LSB begleitet. Dazu beteiligte sich der NBV an dem LSB-Begleitprojekt "Wir gestalten Zukunft", für kleine und mittelgroße Fachverbände. Der Prozess war offen gestaltet und jede/r Interessierte aus dem niedersächsischen Basketball war eingeladen, sich an diesem Prozess zu beteiligen um den Verband neu zu gestalten. Dazu gehörten fünf Projektgruppen, begleitet durch den LSB, die kontinuierlich an Verbandsstrukturen, Service und Dienstleistungsmodellen arbeiteten. Um den Prozess ab 2016 erfolgreich fortführen zu können bedurfte es eines professionellen Projektmanagements für die zahlreichen Projekte (Multiprojektmanagement), die Steuerung der Engagierten (Freiwilligen-Management) und der Finanzierung der Projekte (Fundraising).
MultiprojektManagement: hauptamtliche Koordination der angestoßenen Prozesse bis zur Umsetzung zur Entlastung der ehrenamtlichen Strukturen. Schaffung von Nachhaltigkeit durch professionelle Herhangehensweise mit erkennbaren Ergebnissen;
Freiwilligen-Management: Implementierung eines strategischen und systematischen Ehrenamts- und Freiwilligen-Managements im Verband. Zentraler Ansprechpartner und Koordinator für die Engagierten.
Fundraising: professionelle und kontinuierliche Drittmittelbeschaffung über Stiftungen, Sponsoren, Crowdfunding, Fördertöpfe zur Finanzierung von den o.g. und weiteren Projekten.

Beschreibung der Ausgangslage / Situation vor Projektstart

Nach intensiven drei Jahren Entwicklungsprozess mit Engagement und dem Einsatz von ausschließlich Ehrenamtlichen aus dem niedersächsischen Basketball, endete 2015 die erste intensive Phase. Das Projekt war für alle Beteiligten ein ehrenamtlicher Kraftakt. Die Erkenntnis war, dass es einer professionellen Unterstützung bedurfte. Mit dem Auftakt in die 2. Phase, dem Zwischenforum im September 2015 wurde dieser Gedanke noch einmal deutlich. Viele Teilnehmer waren müde von dem Prozess, oder er dauerte zu lange. Eine Pause war nötig und neue Beteiligte mussten gefunden werden. Zudem war generell eine gewisse Unstetigkeit zu beobachten, die dem Kernteam um Vorstand und Präsidium ebenfalls viel Kraft kostete. Es bedurfte mehr Kontinuität, Service und einer schnelleren Ergebnisaufarbeitung um auf dem noch langen Weg bis 2020 nicht die Vereine und Mitglieder zu verlieren. Hier war Handlungsbedarf im Sinne einer besseren Professionalität und erster erkennbarer Ergebnisse im Bereich Mehrwert und Nutzen für die Vereine in Form von konkreten Dienstleistungen.

Was soll durch das Projekt erreicht werden?

- Entlastung der ehrenamtlichen Strukturen des NBV inkl. Gliederungen,
- Nachhaltigkeit des Verbandsentwicklungsprozesses NBV 2020 sicherzustellen,
- Entlastung der Vereine durch verbesserte Services und Dienstleistungen des Verbandes
- Etablierung eines strategischen und systematischen Ehrenamts- und Freiwilligenmanagements
- Umsetzung und Steuerung von Projekten und Maßnahmen resultierend aus den Ergebnissen der Projektgruppen
- Akquise von Fördermitteln Finanzierung der Projekte und Maßnahmen
- Professionalisierung der Verbands- und Vereinsarbeit

Welche Maßnahmen wurden im Verlauf des Projektes umgesetzt?

Eine ausführliche Beschreibung der Maßnahmen befinden sich in Anlage 1:
- Website Relaunch www.nbv-basketball.de
- Durchführung des NBV-Symposiums und Zukunftsforums
- Vermittlung und Durchführung von XY Engagement-Quick-Checks
- zwei NBV-Workshops für Präsidium, Ressortleitungen und Belegschaft zur Verbesserung der Produktivität
- Etablierung von Freiwilligen-Management
- Etablierung von Praktikanten, Masteranden als Arbeitskräfte
- Schaffung der Ressorts Bildung und Integration
- Schaffung weiterer hauptamtlicher Stelen in Teilzeit und Mini-Job
- Einbindung von Wissenschaftlichen Projekten und Arbeiten
- professioneller Verbandskommunikation (Website, Newsletter, Social Media, Verbandsberichtsheft, Pressemitteilungen, Broschüren, Bildmaterial)
- Kontaktpflege zu Stiftungen und Sponsoren
- Netzwerkarbeit zu div. Institutionen und Unternehmen aus Sport, Wirtschaft, Politik,
- Etablierung des NBV als zuverlässigen Partner
- NBV vor Ort

Was hat sich im Verein / Verband durch das Projekt verändert?

- deutliche Entlastung für die ehrenamtlichen Gremienstruktur

- mehr Transparenz

- mehr Kommunikation

- bessere Außendarstellung

- mehr direkter Kontakt mit der Basis

- viele Engagierte und Freiwillige - vor allem junge Engagierte - die positive Multiplikatoren für den NBV sind

- bessere Koordination und Steuerung dieser; Schaffung einer entsprechenden Kultur für Freiwillige

- Praktikanten konnten als ehrenamtliche oder sogar hauptamtliche Mitarbeitende an den Verband gebunden werden

- eine verbesserte Website

- ein eigener Newsletter

- mehr Beratungsleistung für Vereine

- mehr Informationen, Services und Dienstleistungen für Vereine

- bessere Vernetzung mit Institutionen außerhalb des Sports

- mehr finanzielle Mittel für Vereine durch Beratung und Vernetzung mit Fundraisern

- Aufbau der Ressorts Integration und Bildung

Was können andere Vereine / Verbände aus Ihrem Projekt lernen?

Es sollte nicht zu skeptisch an die Möglichkeit einer so umfangreichen Förderung herangegangen werden. Wichtig ist, nicht zu lange mit der Entscheidung zu warten, wenn der Bedarf erkannt wurde. Frühstmöglich die relevanten Entscheider in die Entscheidung involvieren um ein entsprechendes Mandat aus den notwendigen Gremien zu bekommen.

Was hat Ihnen bei der Umsetzung des Projektes geholfen?

Der enge Austausch und die professionelle Unterstützung und Beratung der Abteilung OE war sehr hilfreich, um sich an das Projekt einer hauptamtlichen Personalstelle für Projekte und Management heranzugehen. Durch die Unterstützung und die Moderation diverser Sitzungen und Workshops, konnten Delegierte und Gremien vom Nutzen einer solchen Personalstelle überzeugt werden.

Was hat Sie bei der Umsetzung des Projektes behindert?

Es gab in dem laufenden Prozess NBV2020 viele Probleme, deren Ursprung etwas früher im Prozessverlauf liegen. Im Umkehrschluss lässt sich sagen, die Stelle des Projektreferenten hätte bereits ein Jahr früher seine Berechtigung gehabt. Zu lange blieben Projektgruppenergebnisse liegen, weil die ehrenamtliche Struktur zu dem Zeitpunkt bereits stark mit der Gremienstruktur belastet war. Eine professionelles Projektmanagement hätte in der Zeit bereit PG-Ergebnisse auf- und vorbereiten und der der Vorstand dann schneller entscheiden können. Zudem haben sich in der Struktur mit den Bezirken und den Vereinen viele Beteiligte nicht mehr abgeholt und ausreichend informiert gefühlt. Auch hier hätte eine bessere Kommunikation, wie sie heute etabliert ist, in entscheidenden Momenten Unmut und Diskussionen und in der Folge viele Gespräche und damit viel Kraft gespart, die für wesentlich wichtigere Aufgaben nützlich gewesen wären. Ein Problem war auch das "alte Ehrenamt", dass vielem mit Skepsis entgegentrat und sich mit Veränderungen schwer tat.

Was würden Sie beim nächsten Projekt anders machen?

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es insgesamt in dem Prozess sehr viele Themen zugleich waren. Wie in 8. beschrieben, wäre eine frühere Implementierung einer solchen Stelle hilfreich gewesen. Dies war aber erst mit der neuen Gremienstruktur möglich, die mehr Mut hatte eine Vollzeitstelle zu schaffen, die sich nicht Trainer nennt. Insgesamt

Wie wird das Projekt im Verein / Verband weitergeführt?

Es wurde ein Folgeantrag für ein weiteres Jahr gestellt. Zudem wurde ein Antrag zur Verstetigung der geschaffenen Stellen für den Verbandstag zur Abstimmung vorbereitet und eingereicht. Die Entscheidung fällt am 30.06.2018

Beurteilung des Projektes

Das Projekt und seine Effekte auf den Verband sind positiv zu bewerten. Die Umstrukturierung des Verbandes ging nicht immer geräuschlos und ohne Kritik, aber genau darin, im Diskurs mit vielen Beteiligten in der niedersächsischen Basketballvereinslandschaft. Die Professionalisierung des Verbandes konnte zukunftsweisend angestoßen und etabliert werden. Auch wenn der Prozess noch nicht zu Ende ist und weitere Schritte nötig sein werden. Durch das Projekt konnten vor allem viele neue Akteure für den Verband gewonnen werden und auch der Informationsfluss für gute Projekte konnte stark verbessert werden. Eine deutliche Qualitätssteigerung mit vielen Synergieeffekten für andere Vereine.

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