Dankeschön Barbeque für ÜL, Ehrenamtliche und Helfer

Elsflether Turnerbund

Projektbeginn: 22.08.2018

Projektende: 30.09.2018

Kurzbeschreibung des Projektes

Für Übungsleiter*innen und ehrenamtlich Engagierte wurde eine zeitgemäße Form des Dankes im Rahmen einer Veranstaltung organisiert.

Folgende Schwerpunkte standen im Vordergrund:

- Begegnung der aktiven Engagierten im Verein
- sportart- und spartenübergreifend
- Einbindung anderer wichtiger Akteuere in der Stadt (Hallenwarte, für den Sportbereich
  zuständige Mitarbeiter der Stadtverwaltung, Funktionäre anderer Sportvereine der Stadt...)
- das Angebot soll als Dankeschön empfunden werden (leckeres Essen und Getränke, beides kostenlos)
- nach Möglichkeit soll die Veranstaltung draußen stattfinden und nicht zu lange dauern
- die Veranstaltung soll nach Möglichkeit 1 mal pro Jahr stattfinden

Ergebnis: Dankeschön-BBQ für Übungsleiter*innen ehrenamtlich Engagierte

Beschreibung der Ausgangslage

Es gibt sehr wenige spartenübergreifende Begegnung und Kooperation. Auch die Kultur der Würdigung der Ehrenamtlichen im Verein und der Koop-Partner ist ausbaufähig.

Was soll durch das Projekt erreicht werden?

Bessere Vernetzung innerhalb des Vereins über Sparten- und Sportart-Grenzen hinaus

Verbesserung der Kommunikation zwischen Vorstand und Abteilungen/ÜL

Bessere Vernetzung mit Koop-Partnern und anderen Vereinen

Wertschätzung zum Ausdruck bringen gegenüber Allen, die den Verein unterstützen

Welche Maßnahmen wurden im Verlauf des Projektes umgesetzt?

Der Vorstand hat sich intensiv mit der Planung der Veranstaltung befasst.

Es wurden ca. 160 Einladungen an ÜL und Ehrenamtliche sowie Koop-Partner verschickt.

Was hat sich im Verein / Verband durch das Projekt verändert?

Es waren rd. 55  TN anwesend und haben einen regen Austausch gepflegt.

Die Einladung wurde von vielen, auch von denen, die nicht kommen konnten, als wertschätzend angesehen (dies belegen diverse Rückmeldungen per Mail).

Die Veranstaltung hat auf jeden Fall zu einer besseren Vernetzung und Kommunikation innerhalb und außerhalb des Vereins beigetragen.

Was können andere Vereine / Verbände aus Ihrem Projekt lernen?

Persönliche Einladungen statt Rundmailings (über Serienbrief/ Serienmail)
Frühzeitig planen  
Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen
Orga-Plan machen, der bei Folgeveranstaltungen wieder genutzt werden kann

Was hat Ihnen bei der Umsetzung des Projektes geholfen?

Aktuelle Einladungsverteiler sind wichtig
eine ansprechende Form der Einladung mit Anschreiben vom Vorstand
Klare Aufgabenteilung im Vorfeld
Ein professioneller Caterer ist sehr entlastend für die Durchführung (weil der Vorstand dann frei ist für die wichtigen Gespräche in ungezwungener Atmosphäre)
Eine "gute Fee" für das Abräumen von Geschirr, Kaffee kochen, Müll entsorgen etc.

Was hat Sie bei der Umsetzung des Projektes behindert?

Terminfindung hat sich schwierig gestaltet. Dadurch kam die Einladung etwas zu spät.
Das Wetter war nicht besonders einladend. Lerneffekt für uns: Die Veranstaltung VOR die Sommerferien legen.

Was würden Sie beim nächsten Projekt anders machen?

noch früher den Termin festlegen und einladen
Vor den Sommerferien veranstalten
intensivere Öffentlichkeitsarbeit vor und nach der Veranstaltung (Pressebericht, Bericht auf Vereinshomepage)

Wie wird das Projekt im Verein / Verband weitergeführt?

Soll 1 x jährlich stattfinden

Beurteilung des Projektes

Auf jeden Fall ist es ein gelungenes Veranstaltungsformat und ausbaufähig.

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