Entlastung des Ehrenamtes durch verbesserte Kommunikation und digitale Service- und Dienstleistung

Nds. Basketball Verband

Projektbeginn: 01.05.2016

Projektende: 15.01.2018

Kurzbeschreibung des Projektes

Um in Zukunft allen Akteuren des NBV mehr Service orientieren Internetauftritt anbieten zu können, ist ein umfassender Relaunch vorgesehen. Dabei stehen ein umfangreiches Service-Angebot sowie eine deutlich einfachere Nutzbarkeit im Vordergrund. Mit dem neuen Internetauftritt sollen zudem ehrenamtlichen Strukturen entlastet werden. Durch die Vergabe von Redaktionsrechten für Ressorts und Newsbereiche verteilt sich die Pflege und Aktualität der Website auf mehrere Personen. Diverse neue Funktionen sollen mehr Service bieten und die ehrenamtliche Strukturen entlasten. Es wird einen eigenen Navigationsbereich "Service" geben, unter dem ein Vereinsfinder, ein Trainersuchportal, die Bereiche Beratung, Förderung, Stiftungen und FreiwilligenMANAGEMENT mit vielen Hinweise, Leitfäden und direkten Links zu finden sind. Ein interaktiver Kalender wird ebenso implementiert, wie ein innovatives Quick-Menü für besonders hervorzuhebende Themen.
Die Funktionen: Implementierung der Bezirke in die Website als Entlastung der Untergliederungen des NBV, Freisetzen von Ehrenamtspotential, exponierte Platzierung von "NBV 2020" und dem "FW-Management" durch Quickmenüs, bessere Aufbereitung des Downloadbereiches, Einführung einer Ad-hoc-Kommunikation über eine Chatfunktion o.ä., Interaktive Kalenderfunktion mit GoogleMaps für Veranstaltungen, Vereinssuche in der Umgebung für Interessierte, interaktives Trainersuchportal, Newsletterfunktion, individueller Login-Bereich für ehrenamtliche Nutzer auf verschiedenen Ebenen,

Beschreibung der Ausgangslage / Situation vor Projektstart

Die Website des NBV wurde bis zum 31.12.2016 von einer ehrenamtlichen Privatperson auf dem privaten PC geführt und bearbeitet. Der Internetauftritt des NBV war nicht zeitgemäß und lies grundlegende Online-Standards vermissen (CMS, Service- & Informationsmöglichkeiten wie z.B. Newsletter). Der Nutzen für Mitglieder als auch für den NBV als Betreiber war stark eingeschränkt. Die Bearbeitung und Pflege der Website fand auf einem privaten PC, ohne Redaktionssystem statt, das weder online, als auch von mehreren Redakteuren zeitgleich und ortsunabhängig bearbeitet werden konnte. Bis zum Relaunch hatte nur ein ehrenamtlicher Webmaster den Aufwand bzw. den Zugriff auf die Website um diese zu bearbeiten. Im Rahmen des Verbandsentwicklungsprozesses NBV2020 hatte eine Arbeitsgruppe die Notwendigkeit des Relaunch festgestellt und ausgearbeitet.

Was soll durch das Projekt erreicht werden?

Mehr Flexibilität bei der Pflege der Website durch mehrere Personen, mehr Verbands relevanter Informationsfluss und damit mehr Transparenz, mehr Kommunikation und Mitnahme der Beteiligten Akteure (Vereine, Ehrenamtliche, Gremien, Bezirke). Diverse interaktive Funktionen sollen die ehrenamtlichen Strukturen des Verbandes entlasten und die o.g. Transparenz und Kommunikation positiv beeinflussen, so dass auch die ehrenamtlichen Akteure in den Mitgliedsvereinen einfacher ihre Aufgaben ausführen können.

Welche Maßnahmen wurden im Verlauf des Projektes umgesetzt?

Für die Realisierung des Projektes gab es einen Auftakttermin in Cuxhaven, bei der Agentur mediamor am 1. Juni 2016. In dem Termin wurde das neue Layout besprochen und die Funktionen und Technik für die Website definiert. Im fortlaufenden Prozess wurde zwischen Verband und Agentur regelmäßig kommuniziert und die Fortschritte besprochen. Für Dezember 2016 wurde eine mehrtägige Maßnahme zum Übertrag der Daten auf die neue Website geplant. Leider gab es im Verlauf seitens der Agentur diverse Probleme und die Umsetzung konnte nicht fristgerecht fertig gestellt werden. Das Projekt musste aus diesen Gründen verschoben, bzw. verlängert werden. In der Folge fanden drei weitere eintägige Projekttreffen statt, die die Website mit Inhalten füllte. Im weiteren Prozessverlauf gab es aber wiederholt Probleme bei der Umsetzung der Website bzgl. des vereinbarten Fertigstellungsdatums. Die Website wurde mit einem Jahr Verspätung im November mit allen gewünschten Funktionen finalisiert werden.

Was hat sich im Verein / Verband durch das Projekt verändert?

Der Verband hat einen immensen Nutzen im Bereich Image und Außendarstellung sowie im Bereich der Kommunikation und Transparenz erlangt. Darüber hinaus konnte das Ziel Entlastung des Ehrenamts durch die geplanten Funktionen erreicht werden. Dies auf diversen Ebenen, im Verband, aber auch bei den Mitgliedsvereinen. Der verbesserte Service durch die Bereitstellung von Dokumenten, Anträgen, Ausschreibungen, diverse Leitfäden für die Vereinsarbeit, oder schlicht die Bereitstellung von Informationen. Durch ein spezielles Quickmenü sind wichtig Website-Bereiche schnell erreichbar. Selbst das Abrufen relevanter Website-Statistiken ist nun möglich und kann zur Vermarktung genutzt werden. Die Reaktionen aus den Mitgliedsvereinen ist durchweg positiv. Die Website hat mittlerweile einen bisher nicht da gewesen Informationsgehalt erlangt. Durch das Einbetten von Drittanbietern können Nutzer deren Inhalte verwenden, ohne die Website des NBV verlassen zu müssen.
Ein Loginbereich ermöglicht das Anlegen eines individuellen Profils für verschiedene Anwender und bildet die Grundlage für jedermann für das Abonnement eines monatlichen Newsletters. Dieser Newsletter ist mittlerweile ein sehr wichtiger Bestandteil für das Verteilen von diversen Informationen und Mehrwerten in den Bereichen Förderung und Bildung. Mittlerweile ist es möglich, für Vereine Öffentlichkeitsarbeit zu übernehmen.

Was können andere Vereine / Verbände aus Ihrem Projekt lernen?

Bei der Auswahl der Agentur sollten die Kriterien der Leistungserbringung und vor allem die Fähigkeit zur Leistungserbringung genauestens neutral, sachlich und fachlich geprüft werden, um Probleme in der Umsetzung zu vermeiden. Intern waren ehrenamtliche Ressourcen auf den Relaunch abgestimmt und konnten zum avisierten Zeitpunkt nicht genutzt werden. In der Folge gab es Probleme bei der Umsetzung durch internes Personal. Sowohl aus Seiten des Ehrenamtes, als auch auf der des Hauptamtes mussten schlussendlich mehr Arbeitsstunden investiert werden. Wichtig ist eine breite Beteiligung der betroffenen Personen. Mitgestalten lassen um sicher zu gehen, dass die für eine Website notwendigen Inhalte wirklich berücksichtigt sind und Kritik vermieden wird. Die Umsetzung sollte, wenn möglich, geradlinig durch einen verantwortlichen Projektleiter geschehen um das Ziel möglichst schnell zu erreichen, sofern der Produzent dies ermöglicht.

Was hat Ihnen bei der Umsetzung des Projektes geholfen?

Gute interne Zusammenarbeit innerhalb des Verbandes. Befragung von Mitgliedern bzgl. der notwendigen Inhalte und Funktionen. Professionelle Agentur für die Umsetzung.

Was hat Sie bei der Umsetzung des Projektes behindert?

Letztlich nur die Überlastung der Agentur, die den Fertigstellungsprozess verzögerte. Dadurch wurde die gut getaktete Vorplanung von Personal (ehrenamtlich, hauptamtlich) negativ beeinflusst. Ein zuverlässiger Partner sollte daher gefunden werden. Wie oben bereits beschrieben, setzt dies eine sachlich und fachliche Auswahl eins Partners für so ein Projekt voraus.

Was würden Sie beim nächsten Projekt anders machen?

Ein Lasten- und Pflichtenheft mit dem Auftragsnehmer führen sowie mehr Konsequenz ggf. beim Rückzug des Auftrags und der Vergabe an einen anderen Dienstleister.

Wie wird das Projekt im Verein / Verband weitergeführt?

Die Website ist ein fester Bestandteil in der Kommunikation und für die Transparenz und wird durch die Geschäftsstelle und diverse ehrenamtlich tätige Personen täglich gepflegt. Es sind zudem regelmäßige Weiterentwicklungen und Aktualisierungen geplant, damit die Seite am Puls der digitalen Zeit, des digitalen Standards bleibt.

Beurteilung des Projektes

Die Website ist ein gutes Ergebnis und soll tendenziell zu einem sehr guten Ergebnis werden. Wir hoffen dabei auf die weitere Unterstützung der Agentur, die uns diese als Ausgleich zu den zeitlichen Verzögerungen zugesagt hat.
Die Website hat dennoch die Außendarstellung der Verbandes auf ein längst nötiges und technisch zeitgemäßes Level gebracht. Dazu gibt es neue Möglichkeiten für Vermarktung, Vernetzung und Kooperationen. Die Vorteile für die Mitgliedervereine zeigen sich in der täglichen Arbeit. Die o.g. Funktionen bringen diverse Erleichterungen, dennoch ist das Optimum noch nicht erreicht. Die Handhabung der Website wird mit der Zeit vertrauter und mehr Routine bei der Anwendung zeigt immer wieder neue Funktionen und Möglichkeiten.

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